Functioneringsgesprekken? Zooooo 2020!
Voer jij regelmatig een voortgangsgesprek met je medewerkers?
Of noem je het nog functioneringsgesprek?
Dan plan je op het einde van het jaar zeker ook de welbekende (en gevreesde) beoordelingsgesprekken in?
Zoooo 2020 😄
Je betrapt mij ook nog wel eens op het gebruik van deze oldskool benamingen hoor.
In het bedrijfsleven is het een ingebakken begrip.
Het is voor iedereen gelijk duidelijk waar je over praat.
Toch gooi ik liever de termen voortgangsgesprek en evaluatiegesprek in de groep.
Het klinkt vriendelijker en komt minder bedreigend over.
Een ideale cyclus start in januari met de planningsgesprekken.
Waarin je samen de koers voor dat jaar bepaalt.
Vervolgens 1 keer per jaar de voortgang bespreken is prima.
Maar het werkt nog prettiger als je meerdere keren per jaar de status checkt.
Dan hoeft niemand zijn borst nat te maken voor onverwachtse ‘verrassingen’.
En peentjes te zweten uit angst voor een afslachting aan het einde van het jaar.
Je wilt voorkomen dat medewerkers onverwachts tegenvallende cijfers om de oren krijgen.
Terwijl ze er zelf van overtuigd zijn dat ze naar wens presteren.
De voortgang bespreken kan ook tussen neus en lippen door onder het genot van een lekker bakkie.
Onderzoek
Uit een onderzoek van vakbond CNV blijkt dat:
– Driekwart van de medewerkers liever meerdere keren per jaar een kort gesprek heeft dan jaarlijks 1 of 2 gesprekken
– Slechts 1 op de 5 geeft aan dat ze er beter door gaan functioneren.
– Een derde vindt het niet nuttig
– En meer dan 20% geeft aan dat een beoordelingsgesprek hen zelfs demotiveert
Hoe voorkom je dat het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken een negatief effect heeft op je medewerkers?
Hoe zorg je voor inhoudelijk goede gesprekken? Waardoor medewerkers beter presteren en jij ze stimuleert zichzelf op de juiste manier te ontwikkelen?
En hoe kun jij daar zoveel mogelijk aan bijdragen? Zonder dat het je meer tijd kost?
Eenrichtingsverkeer
Bijna standaard vang ik dezelfde geluiden op vanuit leidinggevenden en medewerkers.
Dat ze enorm opzien en zenuwachtig zijn voor dit soort gesprekken.
Terwijl ze juist als doel hebben het functioneren te verbeteren.
Voor beide partijen gunstig dus.
Tenminste als je er geen eenrichtingsverkeer van maakt.
Laat medewerkers (van tevoren) ook gespreksonderwerpen inbrengen bij het functioneringsgesprek.
Geef ze de gelegenheid om zich te uiten. Over waar ze in de praktijk tegenaan lopen.
De zaken die subliem verlopen. De resultaten die met vlag en wimpel behaald worden.
Waar ze trots op zijn. Waar ze in uitblinken.
Maar ook welke obstakels ze tegenkomen als ze bepaalde taken oppakken.
Wat belemmert je medewerkers om de rol optimaal te vervullen?
Hebben ze eventueel iets nodig om het werk (nog) beter uit te kunnen voeren?
Reflecteren op je eigen rol
Ieder mens is anders en heeft behoefte aan andere sturing of ondersteuning.
Stel daarom ook de vraag of jij vanuit jouw rol iets kan betekenen om het functioneren te bevorderen.
Vraag ze om eerlijk en open te zijn over eventuele verbeterpunten voor jou persoonlijk.
Wat belemmert ze in de samenwerking?
Bijvoorbeeld in de manier van communiceren.
Spreek je dezelfde taal als je medewerkers?
Of ga je er klakkeloos vanuit dat ze je wel begrijpen als je iets uitlegt?
Misschien is de deur van je kantoor wel te vaak gesloten.
Waardoor de drempel om binnen te lopen net te hoog is.
Medewerkers komen dan minder snel naar je toe met vragen.
Het zijn maar een aantal voorbeelden.
Je haalt er zoveel informatie uit als je deze vragen stelt.
Informatie die je anders misschien nooit te weten was gekomen.
Kostbare tijd
Waar ik leidinggevenden ook vaak over hoor mopperen is dat het zoveel tijd kost.
In de voorbereiding maar ook daarna.
Afspraken vastleggen, in de vorm van een verslag, schuiven ze op de lange baan.
Of ze vergeten het helemaal. Sunt!
Echt een gemiste kans.
Dossieropbouw is in alle situaties ontzettend belangrijk.
Goede template formulieren helpen daarbij.
Je hanteert een standaard opbouw in de gesprekken.
En het opstellen van een gespreksverslag is peanuts.
Zet als kers op de taart voor het hele proces nog eens een mooi software systeempje in en YOU ROCK THAT SHIT!
Jij en je medewerkers bereiden gesprekken beter voor.
Plannen ze makkelijker en vaker in.
De gesprekken hebben meer inhoud en de resultaten zijn concreter.
Leg tijdens het gesprek met je medewerker samen de afspraken vast.
En onderteken de formulieren digitaal.
Ontvang ruim vantevoren een herinnering bij een aankomende ‘date’.
Bewaar zonder moeite het overzicht en werk continue aan dossieropbouw.
Vraag collega’s of zelfs externen (klanten of leveranciers) om input te leveren over het functioneren van de medewerkers.
Vooral fijn als je dit soort zaken nu al implementeert nu je personeelsbestand nog relatief klein is.
Groeien is op die manier een stuk comfortabeler.
Je medewerkers wennen snel aan deze manier van werken.
En ze tonen meer eigenaarschap.
Ik ben fan!